As constantes transformações estruturais que o mundo vem passando estão provocando forte impacto nos países, nas organizações e nas pessoas. São mudanças econômicas, políticas, sociais e tecnológicas que, se não forem adequadamente tratadas, poderão conduzir ao absolutismo ou, até mesmo, à falência dos órgãos públicos estatais ou privados.
Um fato preocupante é que, na maioria das organizações, principalmente de pequeno e médio porte, o seu corpo diretivo e gerencial ainda não despertou para o “momento atual” e, adicionalmente, quase sempre reage às mudanças, seja por desconhecimento, insegurança, receio de perda de poder, inércia ou porque não tem tecnologia gerencial adaptada à sua realidade. A moderna visão da administração empresarial parte do enfoque sistêmico para o estudo da estrutura e da funcionalidade da empresa e do seu inter-relacionamento com o meio socioeconômico.
Dessa forma, a empresa é analisada e estruturada tendo em vista os objetivos propostos em relação ao sistema socioeconômico e à coordenação de insumos necessários à obtenção desses objetivos. Segundo esta premissa, a ação administrativa é determinada pela necessidade de coordenação dos insumos que compõem o sistema-empresa para que sejam atingidos os objetivos. Essa coordenação implica necessariamente no estabelecimento de normas operacionais para as diversas atividades (meios), autorregulando-se em função dos programas traçados.
Assim como todos os outros componentes do sistema, os insumos “materiais” (matérias-primas, materiais secundários) carecem de uma coordenação específica, integrada a administração geral, de forma a permitir racionalização de sua manipulação. Portanto, as compras, a recepção, estocagem e o suprimento desses materiais devem ser considerados como atividades integrantes do sistema da empresa, e como tais, estudadas e racionalizadas. É indispensável ter em mente, que a logística de suprimentos compõe apenas um dos subsistemas do complexo sistema-empresa, cuja eficácia depende diretamente de cada subsistema em particular e da boa coordenação de seus inter-relacionamentos.
O principal objetivo da Logística de Suprimentos é garantir o abastecimento da empresa ao menor custo. Isto implica em criar condições gerenciais para redução do custo material. Na gestão das compras, procura-se reduzir os custos da aquisição através da adoção de estratégias de suprimentos, reduzindo o custo de armazenamento através da redução dos níveis de estoque e de boas negociações com os fornecedores para a redução do preço de aquisição dos produtos.
É preciso lembrar que pelo setor de compras flui grande parte do capital de giro de uma empresa, sendo, portanto, compreensível que a tendência seja para racionalizar sempre mais essa importante atividade de apoio. “Melhores compras resultam em maiores lucros para a empresa”.
Assim é que a Logística de Suprimentos, através da sua atividade compras é tão importante para empresa como são as atividades de produção e venda. O objetivo básico da compra reside em se alcançar um bom preço, todavia, o preço baixo não há de ser o único ponto a ser considerado quando se compra. Outros fatores, tais como a qualidade, prazos de entrega, condições de pagamento, garantias e assistência técnica devem ser observados quando da realização de um compra. Os objetivos das compras devem estar alinhados com os objetivos gerais da empresa. Muitas vezes “uma boa compra” ameaça a estrutura financeira da empresa, pois o excesso de recursos imobilizados implica da redução de seu capital de giro e compromete a rentabilidade. Tudo o que for comprado deve ter as seguintes características: ter a qualidade especificada; ser entregue no prazo pedido; ter um preço justo; ser vendável; ter rápida reposição de estoque (rotatividade); ter um preço que possibilite a venda com uma certa margem de lucro (lucratividade); não dar reclamações por parte do cliente/consumidor. Do que foi dito acima, pode-se ver a importância de uma administração planejada das compras, pois compras mal feitas trazem complicações na manutenção, no funcionamento das vendas e na expansão da empresa.
Na atualidade, a função Compras é vista como parte do processo logístico (Supply Chain). Portanto, uma boa administração das compras tem os seguintes objetivos: eliminar erros nas compras de material, suprimentos, máquinas e mercadorias; eliminar perdas de material; evitar interrupções no processo de produção; manter um estoque a baixo preço sem comprometer a qualidade; comprar a mercadoria certa para cada tipo de cliente (pra quem comprar?); comprar a mercadoria que oferece a melhor margem e/ou maior rotatividade, proporcionando uma boa rentabilidade no ato de vender.
Um dos problemas existentes na atividade de Suprimentos é o de garantir fontes de confiança para o fornecimento de matéria-prima e de outros materiais. O conhecimento, por parte da empresa, de seus fornecedores, é condição primordial para um bom desenvolvimento das atividades de compra. Um bom fornecedor entregará a quantidade solicitada no tempo prometido, no preço combinado e com qualidade satisfatória. Em resumo, em uma empresa moderna e bem dirigida, a responsabilidade pelas compras acha-se claramente assinalada, e há planos e diretrizes pré-estabelecidos, de modo a garantir a melhor utilização possível dos fundos que lhe são destinados.
Qualquer atividade no comércio e na indústria é desenvolvida e concentrada basicamente em quatro variáveis de atividades: maior margem sobre os custos das mercadorias; o aumento das vendas; a diminuição dos excessos de estoque; e a redução das despesas operacionais. no entanto, as operações de compras podem ser sistematizadas, através de passos bem-definidos, conforme a descrição a seguir:
Para quem comprar?
Deve existir uma definição do segmento de mercado ou do tipo de cliente para quem nós vamos comprar.
O que comprar?
Há compras de simples reposição de estoque (básico) e compras de novidades (de estação e de modas).
De quem comprar?
Todo fornecedor merece seu crédito, mas não custa fazer um pequeno estudo de verificação de sua capacidade técnica. Todo fornecedor deve ser capaz de suprir o material e/ou matéria-prima desejados na qualidade exigida, dentro do prazo estipulado e conforme preço combinado. Ou seja, deve procurar as condições que possam ser as mais vantajosas para a empresa. Para isso, é conveniente manter um pequeno cadastro de fornecedores no qual conste sua razão social completa, endereço, telefone, CGC, Inscrição Estadual, contatos, artigos e mercadorias que vende. Também não custa manter uma pasta organizada sobre catálogos e boletins técnicos, sobre os artigos que os fornecedores possuem. Assim, poderemos pesquisar os artigos de que necessitamos com eficiência e rapidez.
Quando comprar?
As compras, dependendo do ramo, do tamanho, do seu grau de desenvolvimento e localização, são realizadas durante todo o ano. Mas algumas são intensamente afetadas pela moda e pela sazonalidade, e o maior esforço se concentra no início das estações, quando os vendedores e representantes visitam as empresas identificando as novidades. Para a indústria, ao simples indício de ponto de um novo pedido deverá ser dado início ao processo de novas compras quando da produção para o estoque. Quando da produção sob encomenda as compras devem ser realizadas em função dos pedidos em carteira ou de concorrência ganha.
Quanto comprar?
A primeira preocupação do comprador é: devo comprar maior quantidade e menor variedade, ou maior variedade e menor quantidade? Como instrumento de apoio, o comprador poderá se basear nos parâmetros mínimos e máximos. Em síntese, a operação depende da especialização do estabelecimento, da necessidade do mercado e do comportamento da concorrência, pois a situação é cada vez mais imprevisível. Enfim, levando-se em conta o alto custo do dinheiro, parece-nos mais acertado, como regra geral, não estocar em demasia, a não ser que se disponha de capital suficiente para isso (dinheiro disponível acima da necessidade de giro).
Que preço devo pagar?
Para os artigos cujos preços variam pouco, as compras devem ajustar-se estritamente às necessidades previstas e não se deve comprar mais do que a quantidade necessária, mais um pequeno excesso como margem de segurança para o caso que haja uma súbita interrupção por parte do fornecedor. Pode-se, também, comprar eletronicamente (eletronic data interchange). Essa forma de comunicação e transação liga a empresa aos seus clientes, fornecedores, transportadoras, bancos etc. Tem como principais vantagens: rapidez, segurança e precisão no fluxo de informações. Reforça o conceito de parceira, facilita a colocação de pedidos, além de reduzir significativamente os custos.