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A complexidade cada vez maior no processo decisório de nossas empresas nos últimos anos e a necessidade da formulação de modelos científicos que permitam aos administradores sua aplicação à realidade enfrentada no dia a dia das organizações tem levado efetivamente vários estudiosos a publicarem trabalhos e livros sobre Administração de Materiais e das Compras, relegando ao passado os princípios intuitivos, casuísticos e empíricos outrora utilizados na gestão dessa importante atividade nas empresas.

A Administração dos Materiais e das compras desenvolveu-se criando novos objetivos e a partir deles, novas técnicas passaram a ser aplicadas para atingi-los, sempre buscando um aumento de eficiência no sistema produtivo como um todo, traduzido na redução dos custos operacionais e na busca da otimização da eficácia organizacional.

No Meu E-book Procuramos acompanhar as evoluções dos conceitos e técnicas da Administração dos Materiais e das compras adaptadas aos modernos conceitos de logística e gestão, tornando simples e didático o aprendizado por parte dos alunos dos cursos de graduação e especialização em Administração de Empresas, ou mesmo para os Administradores de Materiais e das compras das organizações.

Este artigo tem o intuito de mostrar a aplicabilidade dos conceitos da Administração dos Materiais e das compras de uma forma simples, porém sem esgotar ou aprofundar-se excessivamente.

O seu conteúdo não é inteiramente original, pois seu resultado deveu-se a pesquisas, consultas e críticas a todo material de outros autores que chegaram as nossas mãos, bem como do resultado de minha experiência profissional de mais de 40 anos como consultor de empresas dos diversos ramos de atividades (comerciais, industriais, serviços e de repartições do governo).

As constantes transformações estruturais que o mundo vem passando, estão provocando forte impacto nos países, nas organizações e nas pessoas. São mudanças econômicas, políticas, sociais e tecnológicas que, se não forem adequadamente tratadas, poderão conduzir ao absolutismo ou, até mesmo, à falência dos órgãos públicos estatais ou privados.

Um fato preocupante é que, na maioria das organizações, principalmente de pequeno porte, o seu corpo diretivo e gerencial ainda não despertou para o “momento atual” e adicionalmente, quase sempre reage às mudanças seja por desconhecimento, insegurança, receio de perda de poder, inércia ou porque não tem tecnologia gerencial adaptada a sua realidade.

A moderna visão da Administração Empresarial parte do enfoque sistêmico para o estudo da estrutura e funcionalidade da Empresa e do seu inter-relacionamento com o meio socioeconômico.

Dessa forma, a Empresa é analisada e estruturada tendo em vista os objetivos propostos em relação ao sistema socioeconômico e a coordenação dos insumos necessários à obtenção desses objetivos.

Segundo esta premissa a ação administrativa é determinada pela necessidade de coordenação dos insumos que compõem o Sistema empresa para que sejam atingidos os objetivos.

Esta coordenação implica necessariamente no estabelecimento de normas operacionais para as diversas atividades (meios), se autorregulando em função dos programas traçados.

Assim como todos os outros componentes do sistema, os insumos “materiais” (matérias-primas, materiais secundários…), carecem de uma coordenação específica, integrada à administração geral, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação.

Portanto, as compras, a recepção, a estocagem e o suprimento desses materiais devem ser considerados como atividades integrantes do Sistema Empresa, e como tais, estudados e racionalizados.

A coordenação dessas atividades é que se denomina comumente de “Gestão dos Materiais e das compras”.

É indispensável ter em mente, que a área de materiais compõe apenas um dos subsistemas do complexo Sistema-Empresa, cuja eficácia depende diretamente de cada subsistema em particular e da boa coordenação dos seus inter-relacionamentos.

O principal objetivo da Administração dos Materiais e das compras é Garantir o abastecimento da empresa ao menor custo. Isto implica em criar condições gerenciais para redução do custo material.

Entende-se por Custo Material (CM), o somatório dos custos de aquisição (CAQ), custos de armazenamento (CAA) e preço do produto (P), ou seja:

CM = CAQ + CAA + P.

Na gestão das áreas de materiais e das compras, procura-se reduzir os custos de aquisição através da adoção de estratégias de suprimentos, reduzir o custo de armazenamento através da redução dos níveis de estoque e de boas negociações para redução do preço de aquisição dos produtos.

Entre as principais estratégias adotadas pelas empresas para redução do Custo Material temos:

· Gestão baseada na curva ABC;

· Estoques com fornecedores (just in time);

· Inventários permanentes;

· Abastecimento perto do local de consumo;

· Recusa de fornecimento em excesso;

· Uso da tecnologia da Informação para controles e gerenciamento

· Agilidade nas compras e recepção dos materiais

· Desmobilização dos materiais sem giro.

Todas essas ações visam aumentar a lucratividade e a rentabilidade da empresa

A Administração de Materiais e das Compras, como toda função orgânica, não possui uma estrutura ideal nem padrão. Entretanto, certas características orgânicas são verificadas na maioria das Empresas, dentro das quais se segue um rápido comentário sobre as consideradas mais importantes.

a) – Nas pequenas Empresas a Administração de Materiais e das Compras está sintetizada apenas na função de ALMOXARIFADO, sendo a atividade de COMPRA uma simples atribuição do seu proprietário.

Tal fato deve-se fundamentalmente ao número reduzido de itens de estoque, baixo índice de mecanização e ao reduzido volume de produção. Em consequência as atividades de apoio resultam em simples registro e verificação de faltas, sendo na maioria dos casos, atividades desenvolvidas pela função ALMOXARIFADO.

b) – Nas Empresas de médio porte já se nota uma maior especialização nas atividades executivas da Administração de Materiais e das Compras, geralmente representada pela função de SUPRIMENTO, a qual está departamentalizada funcionalmente em duas funções auxiliares de execução: ALMOXARIFADO e COMPRAS.

Nestas as atividades de apoio são geralmente atribuições da função central de SUPRIMENTOS.

c) – Nas grandes Empresas, nota-se que a estrutura de materiais assume um enfoque logístico

A gestão moderna avalia e dimensiona os estoques em bases científicas. Assim, os níveis de estoques devem ser revistos e atualizados periodicamente acompanhando a variação da demanda e do tempo de ressuprimento. O enfoque logístico é fundamental na determinação dos níveis de estoque. A cadeia de suprimento (Supply Chain) gerencia o fluxo de materiais e informações desde a aquisição dos insumos até a entrega do produto ao cliente / consumidor.

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Quando falamos em qualidade em serviços, é necessário primeiro conhecer as características dos mesmos. Os serviços são experiências que o cliente vivencia, enquanto os produtos são coisas que podem ser possuídas. A qualidade de uma entidade intangível é mais difícil de ser avaliada do que uma entidade tangível, como uma mesa. Boa parte do conhecimento de um objeto e da forma de se definir e avaliar sua qualidade dependem do conhecimento que dele se obtém por meio dos sentidos. A intangibilidade dos serviços torna difícil para as pessoas avaliar o resultado e a qualidade dos mesmos. Como não se pode ver, tocar, provar ou cheirar um serviço do mesmo modo que um bem tangível, tanto o seu conhecimento quanto a qualidade que lhe é atribuída dependem da consideração de fatores abstratos, antes mesmo dos fatores tangíveis eventualmente disponíveis. Assim, a definição e a avaliação de qualidade de um serviço tendem a ser mais complexas pela presença de conceitos abstratos.

As especificações de padrões, que constituem exigências comuns nos conceitos tradicionais de qualidade, exigem maior esforço mental para o entendimento e especificações por causa das dimensões abstratas dos serviços. É mais fácil, por exemplo, especificar peso em uma caixa de sabão em pó do que explicitar o nível de afabilidade para um vendedor. Isso se traduz não só na maior complexidade de definições de normas e padrões, como também na impossibilidade de elaboração de protótipos para testes prévios. Deste modo, quando se trata de serviços, o atendimento das exigências apresenta um desafio maior.

Nos serviços chamados profissionais, que são aqueles em que o cliente busca no fornecedor do serviço uma capacitação de que não dispõe, como é o caso de serviços médicos e de consultoria, o processo de prestação de serviços dá ênfase às pessoas, enquanto que os equipamentos são utilizados apenas como ferramentas de apoio. A utilização mais intensiva de equipamentos nos serviços profissionais está vinculada a sua flexibilidade, já que este processo visa à personalização do serviço a clientes específicos.

Nos serviços, a característica simultaneidade faz com que o cliente seja um fator de produção, pois sua ausência impede a produção do serviço. Tanto a consulta médica como a produção de uma palestra salientam essa participação. Nos serviços com grande intensidade de mão de obra, a qualidade é criada durante o contato entre o cliente e o funcionário. Isso faz com que o pessoal de contato com o cliente, geralmente funcionários de nível médio ou baixo, e, muitas vezes, mal remunerados, tenha um papel-chave no sucesso das empresas como é o caso das recepcionistas, vendedores, entre outros.

A homogeneidade de resultados, um dos pilares filosóficos da qualidade, significa obter consistentemente resultados de acordo com padrões pré-especificados. Todavia, na maioria dos serviços, a heterogeneidade de resultados marca as operações de maneira que a cabe a pergunta: se os resultados não são iguais, qual deve ser o padrão? Serviços dependem, em grande parte, de PESSOAS e SITUAÇÕES. Pessoas causam heterogeneidade por não conseguirem produzir fielmente comportamentos passados e situações, pelo fato de assimilarem variações ambientais e condições de prestação. Em serviços, a consistência relevante estabelece-se pela percepção dos clientes, em função de repetidas experiências com o serviço.

Um serviço é produzido em dois ambientes: PALCO (local onde o serviço é realizado) e BASTIDORES (retaguarda). É preciso que o pessoal de palco e de bastidores esteja bem entrosado. De que adianta um vendedor realizar um excelente negócio com o cliente, se o produto não lhe é entregue no momento prometido e a nota fiscal está errada?

Segundo Karl Albrecht, Qualidade em Serviços é a capacidade que uma experiência ou qualquer outro fator tenha para satisfazer uma necessidade, resolver um problema ou fornecer benefícios a alguém. No nosso entender, Serviços com Qualidade são aqueles que são PERCEBIDOS pelo cliente como capazes de proporcionar-lhe satisfação. Lembre-se que a percepção de um cliente é a chave para a qualidade. Para o cliente não importa como as coisas são, mas como ele as percebe. Se o que você faz não é percebido como valioso pelo cliente, então, não tem valor mesmo.

COMPRAR significa procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, mercadorias, suprimentos, serviços e máquinas necessários para a manutenção, expansão e funcionamento da empresa.

Todo empresário que deseja desenvolver uma boa administração de compras deve prestar atenção aos seguintes aspectos: Manter a reputação da empresa sendo integro e correto em seus negócios com os fornecedores e manter a sua empresa atualizada quanto aos progressos tecnológicos e gerenciais, participando de cursos, conferências, lendo livros, revistas, folhetos, etc.

No momento da realização de uma compra, sempre aparece em primeiro plano o questionamento, que preço devo pagar? Lembro que o menor preço nem sempre é melhor para a empresa. Devemos sempre buscar a melhor relação custo/benefício. para os artigos cujos preços variam pouco, as compras devem ajustar-se estritamente às necessidades previstas e não se deve comprar mais do que a quantidade necessária, mais um pequeno excesso como margem de segurança para o caso que haja uma súbita interrupção por parte do fornecedor.

Para os artigos em que as variações de preços de mercado são grandes e frequentes, segue-se como norma, sempre que possível, comprar quando os preços estão baixos.

No momento da tomada de condições após escolha dos fornecedores, solicitam-se, sobre o artigo desejado, as seguintes informações:

1. Preço unitário e preço total; descontos; impostos; fretes e transportes;

2. Condições de pagamento: adiantado; à vista com desconto; a vista sem desconto; a prazo (30-60-90-120 dias);

3. Prazo de entrega: imediato; 15, 30, 45 dias, etc.

4. Caso necessário, o fornecedor dá orientação técnica sobre o produto desejado?

5. Garantias de qualidade;

6. Assistência técnica.

Depois de ponderados os itens necessários, você pode, então, escolher o fornecedor. Mas, não basta lhe telefonar e dizer que venceu a concorrência ou que se quer tal quantidade de produto, é preciso formalizar este pedido, ou através de uma AF(Autorização de Fornecimento) ou um documento do próprio fornecedor, formando assim um acordo de compra e venda de natureza contratual.

Outra forma de realizar compras é usando a Internet. Para as PME’s, é mais vantajoso porque:

§ O investimento inicial em tecnologia é menor;

§ Atinge toda a cadeia de suprimento;

§ Permite transação máquina-máquina e homem-máquina, o que não acontece com o EDI;

§ Permite maior flexibilidade em tipos de transações.

Pode-se também, comprar eletronicamente, utilizando-se a tecnologia EDI (eletronic date interchange). Esta forma de comunicação e transação, liga a empresa aos seus clientes, fornecedores, transportadoras, bancos, etc. Tem como principais vantagens: rapidez, segurança e precisão no fluxo de informações. Reforça o conceito de parceria, facilita a colocação de pedidos, além de reduzir significativamente os custos.

O PROCESSO DE COMPRA:

Como o fator tempo é fundamental numa empresa, deve-se de forma eficiente, tentar reduzir ao máximo o tempo necessário à aquisição ou compra dos materiais. Quando se inicia o processo de compra, o tempo começa a ser contado desde a solicitação do material até o momento exato em que o material, já na empresa, encontra-se disponível para ser usado.

A implantação de um sistema administrativo, com o objetivo de minimizar o tempo essencial de compras faz-se necessária. Esse sistema deverá facilitar o controle, que é importantíssimo, pois dele advém uma série de medidas acauteladoras e mesmo saneadoras.

No processo de compras atenção especial deve ser dada a solicitação de compras.

As solicitações para compra deverão ter origem em qualquer ponto de consumo e mais frequentemente, no setor responsável pelo controle de estoque. Por estoque entendem-se aqui, as quantidades de Matérias-Primas, materiais secundários, componentes, acessórios, suprimentos, etc., que uma empresa geralmente mantém para tender às solicitações da produção ou dos clientes. Geralmente as solicitações são efetuadas formalmente através de um formulário padronizado, denominado “SOLICITAÇÃO DE COMPRA” – SC. Deve-se tentar evitar ao máximo, as solicitações para compra de forma verbal, não querendo dizer com isto que todas as Empresas devam possuir um formulário específico para o desenvolvimento dessa rotina.

De posse da solicitação de compras, a área de compras da empresa precisa ter conhecimento dos fornecedores dos materiais que estão sendo solicitados.

É uma necessidade a existência de um conhecimento efetivo sobre os fornecedores. O referido conhecimento deverá abranger o maior número possível de fornecedores com o objetivo de identificar mais rapidamente os melhores.

É importante observar, que para cadastramento, é necessário que os fornecedores apresentem os seguintes documentos: Contrato social da empresa e suas alterações; atestado de capacidade e idoneidade financeira; Cópia do último balanço; Linha de produtos e/ou serviço oferecidos; Condições gerais sobre: Preço dos produtos, Condições de pagamento, Meio de transporte utilizado para a entrega dos produtos e possíveis descontos em função da quantidade comprada.

Essas informações devem estar contidas em formulários padronizados ou no sistema ERP da empresa.

O primeiro oferece elementos gerais sobre as empresas fornecedoras e o segundo, além de controlar estatisticamente as compras, oferece um conhecimento mais detalhado sobre quem já forneceu para a Empresa um determinado material. Fica deste modo enfatizado a importância do controle dos fornecedores no setor de compras, para que as empresas possam concorrer com menores custos, maiores lucratividade e segurança.

É sempre aconselhável fazer uma pequena cotação de preços entre aqueles fornecedores que julgamos aptos a nos fornecerem o artigo desejado. Mesmo que estejamos certos e conscientes de que fulano vende mais barato, não custa ver se há alguém que fornece outra condição qualquer, como melhores condições de pagamento ou entrega imediata e a domicílio, alguma garantia etc., pois nunca se sabe quando necessitaremos de outras condições.

Também é importante que se trabalhe com mais de um fornecedor. Desta forma, caso ocorra um não ter determinado artigo, o outro não deixará faltar. O mesmo ocorre na produção; nunca depender de um único cliente, procurar ter dois ou mais tão importantes quanto o primeiro.

A melhor maneira de avaliar os fornecedores é acompanhar o seu desempenho, sobre os aspectos:

– Preço;

– Cumprimento do prazo de entrega;

– Qualidade do produto;

– Condições de pagamento;

– Ética comercial;

– Presteza no atendimento de emergências.

Essa forma de avaliar fornecedores será objeto de um próximo artigo